Un(e) assistant(e) administratif(ive)

Description du poste :

Présentation du poste :

• Intitulé : Assistant·e administratif·ve ;
• Lieu de travail : Pôle Loire Atlantique – 85, rue Saint-Jacques – 44093 Nantes Cedex 1 ;
• CDD 12 mois – à 80 % ;
• Rémunération selon le texte relatif au statut du personnel de l’IREPS en date du 28/02/2018, selon profil et expérience ;
• Déplacement : parfois sur le département Loire Atlantique et parfois en région ;
• Durée de travail (en ETP 80%) : 29,32 heures hebdomadaires, ce qui donne droit à 8 RTT par an.

Missions :
Il·Elle sera chargé·e, sous la responsabilité de la Directrice du pôle Loire-Atlantique, d’assurer le suivi administratif des activités de formation et en complémentarité avec les autres collègues administratives, d’assurer un appui administratif auprès de l’équipe du pôle Loire-Atlantique pour les différentes activités du pôle.

Activités
Suivi administratif des formations en lien avec la référente administrative de la certification QUALIOPI :

• Réponses aux mails, et au téléphone sur les questions administratives des stagiaires ;
• Modification des fiches programme de formation ;
• Création des formulaires d’inscription ;
• Transmission pour mise en ligne sur le site ;
• Création et envoi des convocations ;
• Création de devis et de factures ;
• Synthèse des réponses aux questionnaires d’évaluation et de satisfaction ;
• Gestion des réservations de salles ;
• Préparation de la logistique des formations.

Secrétariat en complémentarité avec les autres assistantes du pôle :

• Accueil téléphonique du public (messages, liens) ;
• Gestion du courrier et des mails ;
• Réalisation des mailings ;
• Diffusion d’information entre l’interne et l’externe ;
• Suivi du budget, des devis, et factures des prestataires de l’activité de formation ;
• Participation aux réunions d’équipe et à certaines rencontres régionales.