Un(e) assistant(e) administratif(ive)

Employeur :

Ires Pays de la Loire

Description du poste :

Présentation du poste :

  • Intitulé : Assistant·e administratif·ve ;
  • Lieu de travail : Pôle Loire Atlantique – 85, rue Saint-Jacques – 44093 Nantes Cedex 1 ;
  • CDD 12 mois – à 80 % ;
  • Rémunération selon le texte relatif au statut du personnel de l’IREPS en date du 28/02/2018, selon profil et expérience ;
  • Déplacement : parfois sur le département Loire Atlantique et parfois en région ;
  • Durée de travail (en ETP 80%) : 29,32 heures hebdomadaires, ce qui donne droit à 8 RTT par an.

Missions :
Il·Elle sera chargé·e, sous la responsabilité de la Directrice du pôle Loire-Atlantique, d’assurer le suivi administratif des activités de formation et en complémentarité avec les autres collègues administratives, d’assurer un appui administratif auprès de l’équipe du pôle Loire-Atlantique pour les différentes activités du pôle.

Activités
Suivi administratif des formations en lien avec la référente administrative de la certification QUALIOPI :

  • Réponses aux mails, et au téléphone sur les questions administratives des stagiaires ;
  • Modification des fiches programme de formation ;
  • Création des formulaires d’inscription ;
  • Transmission pour mise en ligne sur le site ;
  • Création et envoi des convocations ;
  • Création de devis et de factures ;
  • Synthèse des réponses aux questionnaires d’évaluation et de satisfaction ;
  • Gestion des réservations de salles ;
  • Préparation de la logistique des formations.

Secrétariat en complémentarité avec les autres assistantes du pôle :

  • Accueil téléphonique du public (messages, liens) ;
  • Gestion du courrier et des mails ;
  • Réalisation des mailings ;
  • Diffusion d’information entre l’interne et l’externe ;
  • Suivi du budget, des devis, et factures des prestataires de l’activité de formation ;
  • Participation aux réunions d’équipe et à certaines rencontres régionales.

 

 

Profil recherché :

Compétences attendues :

  • Capacité à accueillir, informer, orienter et répondre aux demandes du public ;
  • Capacité à travailler en concertation avec l’équipe et avec des prestataires extérieurs ;
  • Maîtrise des logiciels de bureautique et des logiciels d’envoi de Newsletters et partage de documents ;
  • Capacité d’adaptation et de gestion des priorités ;
  • Qualités d’expression orale et rédactionnelle fortement souhaitée ;
  • Esprit d’initiative et sens de l’organisation ;
  • Intérêt pour la prévention et la promotion de la santé.

Formation et parcours professionnel :

  • Formation de niveau BTS ou équivalent dans le secteur tertiaire ou expérience professionnelle d’au moins 4 ans sur un poste similaire ;
  • Expérience dans la gestion administrative de formations appréciée.

Document complémentaire :

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Pour postuler :

Personne en charge du recrutement : (cf offre de poste ci-jointe)

Voir les autres offres correspondant à :

Type d'offre d'emploi : CDD. Structure : Pays de la Loire.
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