Employeur :
Ires Pays de la LoireDescription du poste :
Présentation du poste :
- Intitulé : Assistant·e administratif·ve ;
- Lieu de travail : Pôle Loire Atlantique – 85, rue Saint-Jacques – 44093 Nantes Cedex 1 ;
- CDD 12 mois – à 80 % ;
- Rémunération selon le texte relatif au statut du personnel de l’IREPS en date du 28/02/2018, selon profil et expérience ;
- Déplacement : parfois sur le département Loire Atlantique et parfois en région ;
- Durée de travail (en ETP 80%) : 29,32 heures hebdomadaires, ce qui donne droit à 8 RTT par an.
Missions :
Il·Elle sera chargé·e, sous la responsabilité de la Directrice du pôle Loire-Atlantique, d’assurer le suivi administratif des activités de formation et en complémentarité avec les autres collègues administratives, d’assurer un appui administratif auprès de l’équipe du pôle Loire-Atlantique pour les différentes activités du pôle.
Activités
Suivi administratif des formations en lien avec la référente administrative de la certification QUALIOPI :
- Réponses aux mails, et au téléphone sur les questions administratives des stagiaires ;
- Modification des fiches programme de formation ;
- Création des formulaires d’inscription ;
- Transmission pour mise en ligne sur le site ;
- Création et envoi des convocations ;
- Création de devis et de factures ;
- Synthèse des réponses aux questionnaires d’évaluation et de satisfaction ;
- Gestion des réservations de salles ;
- Préparation de la logistique des formations.
Secrétariat en complémentarité avec les autres assistantes du pôle :
- Accueil téléphonique du public (messages, liens) ;
- Gestion du courrier et des mails ;
- Réalisation des mailings ;
- Diffusion d’information entre l’interne et l’externe ;
- Suivi du budget, des devis, et factures des prestataires de l’activité de formation ;
- Participation aux réunions d’équipe et à certaines rencontres régionales.
Profil recherché :
Compétences attendues :
- Capacité à accueillir, informer, orienter et répondre aux demandes du public ;
- Capacité à travailler en concertation avec l’équipe et avec des prestataires extérieurs ;
- Maîtrise des logiciels de bureautique et des logiciels d’envoi de Newsletters et partage de documents ;
- Capacité d’adaptation et de gestion des priorités ;
- Qualités d’expression orale et rédactionnelle fortement souhaitée ;
- Esprit d’initiative et sens de l’organisation ;
- Intérêt pour la prévention et la promotion de la santé.
Formation et parcours professionnel :
- Formation de niveau BTS ou équivalent dans le secteur tertiaire ou expérience professionnelle d’au moins 4 ans sur un poste similaire ;
- Expérience dans la gestion administrative de formations appréciée.
Document complémentaire :
Télécharger le documentPour postuler :
Personne en charge du recrutement : (cf offre de poste ci-jointe)