Un(e) assistant(e) administratif(ve)

Description du poste :

Attributions :

Sous l’autorité du Responsable de l’association Guyane Promo Santé à laquelle il.elle rend compte, en lien avec l’ensemble des membres de l’équipe et en collaboration étroite avec les partenaires concernés – dans le respect des finalités et des valeurs de la promotion de la santé telles que définies par la Charte d’Ottawa (Organisation Mondiale de la Santé, 1986) – l’Assistant.e administratif.ve met en œuvre et développe les activités suivantes :

Activités principales :

Secrétariat et logistique

• Accueil du public sur rendez-vous et permanence téléphonique, information et orientation du public vers leurs interlocuteurs en interne et en externe (intervenants, partenaires, etc.) ;
• Traitement du courrier et des emails ;
• Rédaction, saisie et mise en forme de documents divers ;
• Logistique et intendance : locaux, matériel, fournitures, etc ;
• Planification et organisation de rendez-vous, réunions, en lien avec le fonctionnement ou la vie associative ;
• Mise en ligne de l’annuaire, des évènements de l’agenda et des offres d’emploi sur le site internet ;
• Participation à l’organisation de séminaires ou évènements divers liés à l’activité ;
• Assistance technique aux membres du conseil d’administration et de l’équipe.

Appui comptabilité/RH

• Préparation des bons pour accord et factures en vue du traitement comptable : imprimer, scanner, trier, classer ;
• Suivi et préparation des règlements des fournisseurs et prestataires ;
• Appui à la gestion des ressources humaines : aide au suivi des congés, des contrats, etc…

Activités secondaires :

Formations et ateliers

• Location de la salle/de matériel ;
• Gestion des demandes d’inscriptions ;
• Envoi des questionnaires attentes et évaluation initiale ;
• Confirmation des inscriptions et envoi des convocations, règlement intérieur et programme de formation, personne contact pour information aux participants aux formations ;
• Envoi des bilans, ressources et attestations, proposition de suivi à postériori, remplissage tableau reporting tous participants ;
• Scanner et classer les émargements, évaluation etc…;
• Communication autour des formations (mise en ligne sur notre site des évènements et mise à jour du catalogue).

Activités transversales :

• Appuyer ou suppléer tout autre membre de l’équipe selon les besoins pour assurer le bon fonctionnement de la structure : suivi et évaluation des activités (agrément Qualiopi, outils reporting, rapport d’activité, bilan de formation) ; démarche qualité, diffusion de ressources et de supports d’information…

Caractéristiques du poste :

• CDD de 12 mois (du 01/03/2024 au 28/02/2025) ;
• Temps plein – 35h/semaine. Les horaires habituels de travail, en dehors des missions, sont fixés comme suit : lundi, mardi et jeudi de 7h30 à 16h (avec une pause de 30 minutes pour le déjeuner), mercredi et vendredi de 7h30 à 13h ;
• Rémunération à partir de 2 235 € brut par mois selon diplôme et expérience professionnelle (selon grille « technicien supérieur » – Non-cadre – coefficient minimum 434 – Convention Collective Nationale du Travail 1966) ;
• Poste basé à Cayenne ;
• Déplacements occasionnels possibles sur l’ensemble de la Guyane.