Un(e) assistant(e) administratif(ve)

Description du poste :

DEFINITION DE L’EMPLOI-REPERE :
Réalise de multiples activités d’accueil, d’information, d’administration, de gestion et de documentation contribuant au bon fonctionnement de la structure. Assiste la direction (déléguée territoriale), les chargés de projet et de documentation ainsi que les administrateurs dans l’exercice de leurs missions.

ACTIVITES PRINCIPALES :

Pôle administratif :

• Rédiger les correspondances, notes, convocations et documents d’information ;
• Saisir, mettre en forme, imprimer et diffuser des documents ;
• Gérer le courrier, arrivée et départ mettre sous pli des courriers, affranchissements, relations avec La Poste ;
• Imprimer des documents, réalisation d’étiquettes (élaboration de publipostage) ;
• Créer et tenir à jour des outils de travail collectif (agenda électronique, bases de données contacts et mailing-listes, outils de communication internes multimédias, devis…) ;
• Contribuer à la gestion des ressources humaines en lien avec la déléguée territoriale ;
• Classer physiquement et numériquement des dossiers et archives ;
• Participer à l’amélioration des procédures administratives de l’IREPS.

Comptabilité :

• Etablir et enregistrer des devis et factures d’interventions dans un fichier, prestations et relances éventuelles ;
• Collecter, vérifier et enregistrer les notes de frais ;
• Effectuer des commandes, vérifier et préparer le paiement des factures fournisseurs ;
• Vérifier les relevés de compte ;
• Préparer les navettes à transmettre au siège pour saisie en comptabilité.

Gestion administrative des formations :

• Gérer les inscriptions et les conventions associées, l’envoi des convocations, les fiches d’émargement, la réalisation et l’envoi d’attestations de présence…via le logiciel Digiforma dans le respect des procédures Qualité.

Appui au travail de l’équipe :

• Accueillir, informer, orienter les usagers (physiquement, par téléphone, par courriel) ;
• Contribuer à la gestion administrative des demandes de financement de la délégation ;
• Gérer les aspects logistiques des activités de l’équipe :
  – Appui à l’organisation de manifestations : formations, colloques, conférences, réunions, temps conviviaux, …;
  – Réservation de salles ;
  – Recherche de prestataires et recueil des devis ;
  – Organisation des déplacements (réservation train, avion, voiture, hôtel et restaurant) ;
  – Saisie de données d’activités dans les différentes bases de données ;
• Gérer et optimiser l’intendance (locaux, matériels, fournitures …) Commande et achat en magasin si besoin. Relation avec la société de ménage et liens avec les intervenants ;
• Le cas échéant, gestion des véhicules de service (réservation, entretien, révision, nettoyage).

RELATIONS DE TRAVAIL :
L’assistant(e) administratif(ve) dispose d’une autonomie et doit faire preuve d’initiative dans l’organisation de son travail et la gestion des priorités pour faire face aux contraintes et imprévus multiples.
Dans le cadre des demandes ou instructions de la direction ou des chargé(e)s de projet, l’assistant(e) administratif(ve) et de gestion rend compte des avancées et des résultats des travaux confiés.

Relation de subordination : Vis-à-vis de la déléguée territoriale basée à la délégation Savoie de l’IREPS ARA.

Relations fonctionnelles :
L’assistant(e) administratif(ve) travaille en collaboration avec la direction administrative et financière de l’IREPS, les membres de l’équipe et les partenaires de l’association. Il/elle interagit régulièrement avec les équipes de l’IREPS Auvergne Rhône-Alpes (siège et délégations territoriales).

INFORMATIONS COMPLEMENTAIRES :

• Poste en CDI à temps partiel (70%). Statut : non cadre ;
• Rémunération : 2089,50 € bruts/mois (indice 181 +18) pour un temps plein, en référence au statut national, soit 1462,65 € bruts/mois des salariés des Ireps adopté par le CA de la FNES ;
• Lieu d’exercice : poste basé à Chambéry (Délégation Territoriale de Savoie) ;
• Date de prise de poste : 15 novembre 2023.