Un(e) assistant(e) administratif(ve)

Description du poste :

DEFINITION DE L’EMPLOI-REPERE :

Réalise de multiples activités d’accueil, d’information, d’administration, de gestion et de documentation contribuant au bon fonctionnement de la structure. Assiste la direction (déléguée territoriale), les chargés de projet et de documentation ainsi que les administrateurs dans l’exercice de leurs missions.

ACTIVITES PRINCIPALES :

Gestion administrative des formations :

• Gérer les inscriptions et les conventions associées, l’envoi des convocations, les fiches d’émargement, la réalisation et l’envoi d’attestations de présence…via le logiciel Digiforma dans le respect des procédures Qualité.

Pôle administratif :

• Rédiger les correspondances, notes, convocations et documents d’information ;
• Saisir, mettre en forme, imprimer et diffuser des documents ;
• Enregistrer et gérer le courrier, arrivée et départ ;
• Créer et tenir à jour des outils de travail collectif (agenda électronique, bases de données contacts et mailing-listes, outils de communication internes multimédias, devis…) ;
• Contribuer à la gestion des ressources humaines en lien avec la déléguée territoriale (variables de salaire, suivi congés, planning équipe) ;
• Classer physiquement et numériquement des dossiers et archives ;
• Participer à l’amélioration des procédures administratives de l’IREPS.

Comptabilité :

• Etablir et enregistrer des devis et factures d’interventions, prestations ;
• Collecter, vérifier et enregistrer les notes de frais ;
• Effectuer des commandes, vérifier et préparer le paiement des factures clients ;
• Vérifier les relevés de compte.

Appui au travail de l’équipe :

• Accueillir, informer, orienter les usagers (physiquement, par téléphone, par courriel) ;
• Contribuer à la gestion administrative des demandes de financement de la délégation ;
• Traiter et mettre en forme des données statistiques portant sur l’activité des structures accompagnées par la délégation ;
• Venir en appui à la déléguée territoriale et aux chargées de projets sur les dépôts de projets et les bilans des projets :
  • Gérer les aspects logistiques des activités de l’équipe :
  – Appui aux chargées de projets pour la gestion des entretiens de positionnement linguistique ,
  – Appui à l’organisation de manifestations : formations, colloques, conférences, réunions, … ,
  – Gestion des inscriptions liées à l’activité de formation de l’IREPS (fiches d’émargement, dossier des participants, envoi de confirmation, réalisation et envoi d’attestations de présence, …) ,
  – Réservation de salles ;- Recueil des devis des fournisseurs ,
  – Organisation des déplacements (réservation train, avion, voiture, hôtel et restaurant) ,
  – Saisie de données d’activités dans les différentes bases de données.
• Actualiser les informations sur le site de la délégation ;
• Gérer les emprunts du centre de documentation et saisir les nouveaux ouvrages acquis ;
• Gérer et optimiser l’intendance (locaux, matériels, fournitures …) ;

DELEGATION ET AUTONOMIE :

L’assistant(e) administratif(ve) dispose d’une autonomie et doit faire preuve d’initiative dans l’organisation de son travail et la gestion des priorités pour faire face aux contraintes et imprévus multiples.
Dans le cadre des demandes ou instructions de la direction ou des chargé(e)s de projet/conseillère pédagogique, l’assistant(e) administratif(ve) et de gestion rend compte des avancées et des résultats des
travaux confiés.

Relation de subordination :
Vis-à-vis de la déléguée territoriale basée sur la délégation Centre ressources illettrisme de l’IREPS ARA.

Relations fonctionnelles :
L’assistant(e) administratif(ve) travaille en collaboration avec les membres de l’équipe et les partenaires de l’association.
Il/elle interagit régulièrement avec les équipes de l’IREPS Auvergne Rhône-Alpes (siège et délégations territoriales).

INFORMATIONS COMPLEMENTAIRES :

• Poste en CDI à temps partiel (80%) à partir de mi-novembre 2023 ;
• Rémunération : 2089,50 € bruts/mois (indice 181 +18) pour un temps plein, en référence au statut national, soit 1671.60 € bruts/mois pour 80% d’un temps plein, en référence au statut national des salariés des Ireps. Poste basé à Grenoble (Délégation centre ressources illettrisme de l’Isère) ;
• Entretien avec les candidat(e)s présélectionné(e)s le 03 novembre 2023.