Un(e) assistant(e) d’administration et de documentation

Employeur :

Ireps Nouvelle Aquitaine (Antenne de la Vienne)

Description du poste :

Description du poste

L’Ireps Nouvelle Aquitaine recherche pour son antenne de la Vienne, un(e) assistant(e) d’administration et de documentation, en CDI, à temps complet, avec une expérience significative en base de contacts, de données et en gestion RGPD.

Activités principales

Activités administratives sur 60% du poste 

Gestion de la base de contacts régionale :

  • Réalise un état des lieux des bases de contacts de l’association ;
  • Propose des solutions méthodologiques et techniques pour la création de la base de contacts ;
  • Conçoit et administre la base de contacts de l’association dans le respect de la RGPD ;
  • Met à jour régulièrement la base de contact.

Traitement de données régionales :

  • Participe au choix de solutions méthodologiques et techniques qui vont être mises en place pour améliorer le traitement et la gestion des données ;
  • Assure le traitement, le tri à plat et l’analyse des questionnaires et enquêtes.

Administration de l’antenne départementale :

  • Réalise l’accueil téléphonique, physique et gère la boite mail de l’antenne ;
  • Effectue la liaison entre l’interne et l’externe (courriers, mails, préparation de documents pour signature, …) ;
  • Planifie et organise des réunions, des événements de la vie associative ;
  • Gère et optimise la logistique et l’intendance (locaux, matériel, fournitures…).

Activités documentaires sur 40% du poste :

  • Accueille les personnes, les informe et les oriente vers leurs interlocuteurs ;
  • Diffuse du matériel de prévention, tient des stands documentaires ;
  • Présente l’offre documentaire, gère des prêts et des relances ;
  • Accompagne pédagogiquement les usagers du centre de documentation dans le montage de leurs actions ;
  • Effectue des commandes, l’enregistrement et l’indexation dans une base de données ;
  • Participe à la veille et à la recherche documentaire.

Caractéristiques du poste :

  • Poste en CDI, à temps complet ;
  • Poste basé à Poitiers, déplacements sur le département et ponctuellement sur la région (véhicule personnel
    obligatoire),
  • Rémunération : selon grille FNES et expérience.

Profil recherché :

Connaissances et compétences attendues :

  • Connaissance des concepts de promotion et d’éducation pour la santé ;
  • Capacité d’analyser les besoins des différents utilisateurs d’une base de données et élaborer un cahier des charges ;
  • Capacité de Concevoir la structure d’une base de données, la gérer, la paramétrer, l’améliorer ;
  • Rédiger des procédures, les expliquer et vérifier leur mise en application ;
  • Connaissance de la gestion documentaire et des techniques de recherche documentaire ;
  • Maîtrise des outils bureautiques (texte, tableur, diaporama, etc.) ;
  • Maitrise des techniques et outils de diffusion (mailings, fichiers…) et de traitement des questionnaires (Sphynx…) ;
  • Savoir faire preuve de pédagogie, d’écoute et d’adaptation ;
  • Sens de l’organisation, esprit d’initiative, autonomie ;
  • Capacité de travail en équipe, à communiquer en interne et en externe ;
  • Capacités d’expression orale et écrite.

Formation et parcours professionnel :

  • Formation initiale de niveau Bac +II ou III dans les domaines de l’informatique de gestion ;
  • Expérience exigée minimum de 3 ans à 5 ans, sur un poste similaire.

Document complémentaire :

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Pour postuler :

Personne en charge du recrutement : Monsieur François Dabis, Président (cf offre de poste ci-jointe)

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Type d'offre d'emploi : CDI. Structure : Nouvelle-Aquitaine.