Un(e) Assistant(e) d’administration et de documentation (antenne Vienne)

Employeur :

Ireps Nouvelle-Aquitaine

Description du poste :

Administration au niveau de l’antenne

  • Réalise l’accueil téléphonique, physique et gère la boite mail de l’antenne ;
  • Effectue les liaisons entre l’interne et l’externe (courriers, mails, préparation de documents pour signature…) ;
  • Enregistre et gère les courriers, arrivées et départ ;
  • Collecte les informations nécessaires pour les mises à jour des bases de données de l’association ;
  • Planifie et organise des réunions, des événements de la vie associative ;
  • Gère et optimise la logistique et l’intendance (locaux, matériel, fournitures…) ;
  • Saisit et met en forme des documents et des réponses aux appels à projets.

Administration au niveau régional

  • Créé et gère les bases de contacts, dans le respect du RGPD ;
  • Assure le traitement, le tri à plat et l’analyse des questionnaires et enquêtes.

Documentation et diffusion de documents

  • Accueille les personnes, les informe et les oriente vers leurs interlocuteurs ;
  • Diffuse du matériel de prévention, tient des stands documentaires ;
  • Présente l’offre documentaire, gère des prêts et des relances ;
  • Accompagne pédagogiquement les usagers du centre de documentation dans le montage de leurs actions ;
  • Effectue des commandes, l’enregistrement et l’indexation dans une base de données ;
  • Participe à la veille et à la recherche documentaire.

Profil recherché :

Connaissances et compétences attendues

  • Connaissance des concepts de promotion et d’éducation pour la santé ;
  • Connaissance de la gestion documentaire et des techniques de recherche documentaire ;
  • Maîtrise des outils bureautiques (texte, tableur, diaporama, etc) ;
  • Maitrise des techniques et outils de diffusion (mailings, fichiers…) et de traitement des questionnaires (Sphynx…) ;
  • Savoir faire preuve de pédagogie, d’écoute et d’adaptation ;
  • Sens de l’organisation, esprit d’initiative, autonomie ;
  • Capacité de travail en équipe, à communiquer en interne et en externe ;
  • Capacités d’expression orale et écrite.

Formation

  • Formation initiale de niveau Bac +II ou III en métiers de l’information, de la documentation ou du livre ;
  • Expérience exigée minimum de 3 ans à 5 ans, sur un poste similaire.

Poste

  • Poste basé à Poitiers, déplacements sur le département et sur la région (véhicule personnel obligatoire).

Document complémentaire :

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Pour postuler :

  • Candidature : A l’attention de Monsieur François Dabis, Président de l’IREPS Nouvelle Aquitaine, par mail (cf. offre de poste ci-jointe) ;
  • Date limite de candidature : Le 01 septembre ;
  • Date des entretiens : 09 septembre 2019 ;
  • Prise de poste : Le plus rapidement possible.

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Type d'offre d'emploi : CDI. Structure : Nouvelle-Aquitaine.