Un(e) assistant(e) de direction

Employeur :

Fnes

Description du poste :

La Fédération nationale d’éducation et de promotion de la santé (Fnes) recrute un(e) assistant.e de direction.

Association Loi 1901, la Fnes met en œuvre les missions suivantes :

  • Représenter les Instances régionales d’éducation et de promotion de la santé (Ireps) et autres structures adhérentes auprès des pouvoirs publics et des instances nationales et/ou internationales ;
  • Veiller au respect des principes éthiques et méthodologiques figurant dans son projet fédératif et dans la Charte d’Ottawa de promotion de la santé ;
  • Favoriser par tout moyen adapté le développement et la reconnaissance de l’éducation et de la promotion de la santé ;
  • Animer le réseau des Instances régionales d’éducation et de promotion de la santé et soutenir son développement.

Description du poste : 

Secrétariat :

  • Accueil (surtout téléphonique) et gestion de la messagerie générale ;
  • Relevé et tri du courrier ;
  • Photocopie et reliure de documents ;
  • Commande de fournitures et consommables, et vérification de la conformité des livraisons ;
  • Suivi des conditions d’exécution des contrats de maintenance ;
  • Mise en place de modes de classement et d’archivage ;
  • Gestion du planning d’activité de l’association ;
  • Organisation des déplacements du Président et de l’équipe salariée.

Organisation des réunions (y compris instances – CA, AG) :

  • Réservation et mise en place des salles et du matériel nécessaire ;
  • Envoi des convocations et ordres du jour ;
  • Recensement des participants ;
  • Commande des pots d’accueil et des repas ;
  • Réalisation des listes d’émargement et des chevalets ;
  • Montage des dossiers des participants ;
  • Prise de notes et réalisation des comptes-rendus.

Gestion administrative du personnel :

  • Suivi des congés ;
  • Transmission au cabinet comptable des justificatifs et documents liés aux mouvements de personnel (arrivées, départs…) et de toute information utile concernant l’activité courante de l’association ;
  • Organisation des entretiens annuels des membres de l’équipe salariée ;
  • Gestion des relations administratives avec l’OPCA.

Gestion financière de l’association :

  • Réalisation d’un dossier d’engagement pour chacune des actions portées par l’association ;
  • Suivi des dépenses engagées et comparaison aux montants provisionnés ;
  • Enregistrement des factures, contrôle des justificatifs et transmission des pièces comptables au cabinet comptable ;
  • Enregistrement et suivi des adhésions ;
  • Rédaction de contrats de prestation et suivi de leur mise en œuvre.

Appui au suivi des partenariats :

  • Appui à la rédaction de contrats de partenariat ou d’accords-cadres ;
  • Appui à l’élaboration des conventions avec les institutions ;
  • Aide au suivi de ces contrats et conventions.

Soutien à la mise en œuvre des dossiers portés par l’association :

  • Interface avec les adhérents – réseau des Ireps ;
  • Collecte d’informations et enregistrement de données (recensements) ;
  • Organisation de temps forts et évènements clés (Assises) ;
  • Appui à la mise en œuvre de l’activité de formation (inscription sur Data Dock).

Contrat  :

  • Contrat à durée indéterminée ;
  • Poste à temps partiel (80%) situé à Saint-Denis (présence obligatoire sur site).

Avantages :

  • Titres restaurant ;
  • 50% pass navigo ;
  • Possibilité d’une complémentaire santé.

Profil recherché :

  • Diplôme de niveau Bac + 2 minimum ;
  • Maitrise de la langue française : lu, écrit, parlé.

Document complémentaire :

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Pour postuler :

CV et lettre de motivation à envoyer à Christine Ferron, Déléguée générale, par mail (cf. offre de poste ci-jointe).

Date limite : 20/02/2019

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Type d'offre d'emploi : CDI. Localisation : Ile-de-France.